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                湖州市交通投資集團有限公司
                Huzhou Communications Investment Group Co., Ltd.
                浙江省水運工程項目竣工文件編制辦法(2004年版)
                   第一條  為使我省水運工程竣工文件編制統一、規范和內容的系統、完整和準確,根據《中華人民共和國檔案法》、國家檔案局、國家計委頒布的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》(國檔發〔1988〕4號)、《國家重點建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范》(DA/T28-2002)和《浙江省重點建設項目檔案管理暫行辦法》等有關規章,結合我省水運工程實際,制定本辦法。
                    第二條  本辦法適用全省新建、改建水運工程。水運養護工程可參照執行。
                    第三條  竣工文件是指水運工程在“預可”、立項、“工可”、勘察設計、招投標、施工、交竣工驗收及后評價等全過程中所形成的反映項目真實面貌、具有保存、查考、利用價值的各種形式和載體的歷史記錄。
                    第四條  各級交通、檔案行政主管部門應根據統一領導、分級管理的原則,依法對所轄范圍內水運工程竣工文件材料立卷歸檔工作進行監督指導。
                    第五條  竣工文件是竣工驗收的基礎資料,必須始終重視資料的積累與管理,保證資料的真實、準確。項目文件的收集、整理、歸檔和項目檔案的移交應與項目的立項準備、建設和竣工驗收同步進行。項目檔案應完整、準確、系統。

                第二章  分  工

                    第六條  項目建設單位(業主、項目法人)負責組織、協調和指導設計單位、施工單位和監理單位,根據各自的職責以項目或施工合同段為單位分別編制項目竣工文件和整理項目文件。具體分工見附件1。設計、施工和監理單位在項目完成時應按本辦法的要求向建設單位提交有關竣工文件。建設單位負責進行或組織全部項目檔案的清點、編目,并編制項目檔案案卷目錄及檔案整理情況說明。
                    第七條  建設單位在招標、投標和簽訂設計、施工及監理合同、協議時,應當設立專門條款,明確約定有關方面提交竣工文件的套數、費用、時間、質量要求,以及對竣工文件的整理、歸檔責任。
                    第八條  各單位的編制工作應專人負責,編制人員保持相對穩定??⒐の募嘘P資料應隨工程建設進度同步積累與整理,工程竣工時竣工文件也應編制完畢。
                    第九條  監理單位負責監督、檢查項目建設中文件收集、積累和完整、準確情況。
                    第十條  省重點工程項目,建設單位必須在一個月前向市交通主管部門和檔案行政管理部門提出項目檔案專項驗收申請,由市交通、檔案行政管理部門分別上報上級主管部門,再由省交通主管部門與檔案行政管理部門聯合組織專項驗收,提出竣工檔案專項驗收意見。水運工程交、竣工驗收時,交通主管部門檔案機構和檔案行政管理部門應派人參加。
                    第十一條  建設單位在項目通過竣工驗收后三個月內按附件2的歸檔要求向有關單位辦理移交手續,并在項目檔案交接簽證單(接收簽證單見附件3)上簽字,交接雙方各執一份作為接收憑證永久保存。屬于省級或確定為縣級以上重點水運工程項目,需向省交通廳港航管理局移交第一、三、六、七部分文件材料。移交工程項目檔案同時附科技檔案目錄(見附件4)一式二份和文件級、案卷級數據庫軟盤或光盤一份。

                第三章 內   容

                    第十二條  竣工文件分七部分編制,第一部分項目申報文件,第二部分設計文件,第三部分工程管理文件,第四部分施工文件,第五部分監理文件和第六部分竣(交)工驗收文件,第七部分科研材料,竣工文件根據歸檔范圍分別裝訂成卷。正本由建設(業主、項目法人)單位保存。
                    竣工文件具體內容要求見附件5。
                    竣工文件第四、五部分必須在交工驗收(質量鑒定)前整理好,并先行組卷。

                第四章  格   式

                    第十三條  案卷編目
                    案卷構成的順序依次為卷盒、內封面、卷內目錄、文件材料、備考表(詳見附件6-A、B、C、D)。文件材料幅面原則為A4紙(210mm×297mm)。打印文字材料原則采用3號仿宋體,表頭標題采用2號黑體,表格文字、數據原則采用5號標準宋體。
                    1.頁號:
                    卷內文件一般文字在前、圖樣在后:譯文在前,原文在后;正本在前,附件在后;印件在前,定(草)稿在后。卷內文件有書寫內容的頁面均應編寫頁號,頁號編寫位置:單面書寫文件在右下角;雙面書寫文件,正面在右下角,背面在左下角;圖樣的頁號編寫在右下角,或標題欄外右上方;各件間不連續編頁號。成套圖樣或印刷成冊的文件材料,自成一卷的,原目錄可代替卷內目錄,不必重新編寫頁號;與其他文件組卷的,應排在卷內文件材料最后,已編有頁號的只需在卷內文件目錄頁次中填寫冊數,不必重新編寫頁號,可在備注中注明總頁數。案卷封面、卷內目錄(原有圖樣目錄除外)、卷內備考表不編寫頁號。
                    2.案卷封面和脊背的編制
                    卷盒封面需填寫檔號(指檔案分類號和案卷順序號)、項目名稱、案卷題名等項目。案卷內封面須填寫案卷題名、編制單位、編制日期、保管期限、檔號等項目。案卷題名,應簡明、準確揭示卷內文件的內容。主要包括項目名稱、代字、代號名稱、卷內文件材料內容等;項目名稱應與批準的原立項、設計(包括代號)相符;歸檔外文資料的題名及主要內容應譯成中文。
                    編制單位,應填寫案卷形成部門。
                    編制日期,是指案卷形成日期。
                    保管期限,應依據有關規定填寫組卷時劃定的保管期限。
                    案卷脊背,應填寫檔號和關鍵詞。(不能粘貼)
                    3.卷內目錄
                    卷內目錄由順序號、文件編號、文件材料題名、責任者、日期、頁次、備注等項組成。
                    序號——應用阿拉伯數字從1起依次標注卷內文件的順序,一個文件材料一個號;
                    文件編號——應填寫文件文號或圖樣的圖號,或設備、項目代號;
                    責任者——應填寫文件形成部門或主要責任者;
                    文件題名——應填寫文件標題全稱,沒有標題或標題不能說明文件材料內容的,應自擬標題。
                    日期——應填寫文件形成日期,年、月、日。
                    頁號——應填寫每份文件首尾頁上標注的頁號,最終件標注起止號。
                    備注——(需要時填寫)。
                    卷內目錄排列在卷內文件材料的首頁之前。
                    4.備考表
                    應標明卷內文件材料的件數、頁數,不同載體形式文件的數量(示例:文字材料6件,100頁,附圖1張。)以及在組卷和案卷使用過程中需要說明的問題。
                    立卷人應由責任立卷人簽名。
                    立卷日期應填寫完成立卷的日期。
                    檢查人應由案卷質量審核者簽名。
                    檢查日期應填寫審核日期。
                    卷內備考表排列在卷內文件之后。
                    互見號應填寫反映同一內容而形式不同且另行保管的檔案保管單位的檔號,并注明載體形式。
                    5.案卷裝訂
                    文件采用盒裝。具有長期以上保存價值的主要工程竣工文件可采用光盤或縮微技術進行歸檔、保存。數據格式見附件7。
                    竣工文件采用整卷裝訂。圖紙及其他不便于裝訂的文件材料可不裝訂,但同一項目應統一,并在每份圖紙或文件材料右上角加蓋檔號章(見附件8)。檔號章內容包括該份圖紙所在案卷的檔號和本案卷中所在頁次。文件裝訂應采用三孔一線方法裝訂,每卷裝訂厚度一般為20mm,30mm,40mm為宜,特殊情況可用50mm,60mm。裝訂時靠裝訂邊和下邊取齊,下得使用漿糊、普通膠水和金屬絲等其它方式。每卷文件裝訂線一邊至少應空出15mm,其它各邊空出10mm,文字部分上下應多空出一些。對簽注意見寫在文件裝訂線上的,應予以粘貼補寬,對紙張大小差別較大的文件材料應適當粘貼或折疊。單份文件裝訂時,應在卷內每份文件首頁右上方加蓋、填寫檔號章。檔號章內容有:檔號、序號。聲像材料整理時應附文字說明,對事由、時間、地點、人物、作者等內容進行著錄。照片檔案歸檔按GB/T11821-2002《照片檔案管理規范》(修訂)要求。案卷內不應有金屬物。
                    第十四條  設計圖
                    設計圖應按初步設計圖和施工設計圖兩大部分裝訂。設計變更資料必須經監理工程師審核確認。設計資料扉頁要加蓋設計單位公章并符合圖紙出版的有關規定。
                    第十五條  竣工圖編制要求各項新建、擴建、改建、技術改造、技術引進項目,在項目竣工時要編制竣工圖。項目竣工圖應由施工單位負責編制。如行業主管部門規定設計單位編制或施工單位委托設計單位編制竣工圖的,應明確規定施工單位和監理單位的審核和簽字認可責任。
                    竣工圖應完整、準確、清晰、規范、修改到位,真實反映項目竣工驗收時的實際情況。
                    按施工圖施工沒有變動的,由竣工圖編制單位在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章。
                    一般性圖紙變更及符合杠改或劃改要求的變更,可在原圖上更改,加蓋修正章(見附件9),加蓋并簽署竣工圖章。
                    涉及項目等重大改變及圖面變更面積超過35%的,應重新繪制竣工圖。重繪圖按原圖編號,末尾加注“竣”字,或在新圖圖標內注明“竣工階段”加蓋并簽署竣工圖章。
                    竣工圖圖幅應按GB/T10609.3要求統一折疊,圖框見附件10。
                    編制竣工圖

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